Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП - механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдает, и что документ не был изменен в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.
Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:
- простота внесения изменений в документ;
- возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
- возможность использовать заранее заготовленные формы;
- более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
- экономия бумаги;
- более высокая компактность архивов;
- более простой контроль информационных потоков;
- большая скорость поиска и извлечения информации;
- возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.
Введение позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
На рис 4 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.
В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например, требований по изменению формы отчетности.
электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, представленные на Рисунке 4.
В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.
Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота, перечисленные на Рисунке 4.
Еще остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чем причина сложившейся ситуации?
Рисунок 6- Преимущества электронного документооборота
В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы все еще необходимы для соблюдения требований многих норм - налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учете и т.п. Одно из основных назначений документа - это способность удостоверять определенные факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот ее недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.
Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице, и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица поставившего подпись и что он не изменялся в процессе доставки.
В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твердой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.
Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решен на государственном уровне.
Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.
Под юридической силой любого документа принято понимать способность материального носителя с зафиксированной на нем информацией самостоятельно или в сочетании с другими документами вызывать определенные юридические последствия. Именно юридическая сила документа определяет его правовое значение и возможность использования в качестве доказательства в суде.
ГОСТ Р51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет юридическую силу документа как свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Итак, юридическая сила документа трактуется как:
- 1) место в общей иерархии нормативных правовых актов
- (закон, постановление, указ, инструкция и т.д.);
- 2) обязательность, основанная на принципе законности;
- 3) компетенция органа, издавшего акт.
Помимо этого, во всех случаях документ должен быть оформлен в установленном порядке, а также исходить от лица, уполномоченного на его создание.
ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД "Электронные документы. Общие положения", введенный в действие приказом Ростехрегулирования от 22 июня 2006 г. № 119-ст , установил, что электронный документ состоит из двух частей: содержательной и реквизитной . Причем в реквизитную часть могут вноситься и дополнительные реквизиты с учетом особенностей применения и обращения электронного документа. Номенклатура дополнительных реквизитов и правила их удостоверения устанавливаются нормативными документами самого предприятия.
В связи с этим особое значение имеет прежде всего реквизитная часть любого документа. Рассмотрим ее подробнее.
Содержание документа и его юридическая форма всегда увязаны с определенными реквизитами, как правило, характеризующими субъектов, составивших и заверивших документ и позволяющих их идентифицировать. Реквизиты, в свою очередь, увязаны с внешней и внутренней формой представления документа. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определяет реквизит документа как обязательный элемент его официального оформления.
Ориентиром для правильного оформления документов и включения в их содержание необходимых атрибутов является ГОСТ 6.10.4-84 "Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения", утвержденный постановлением Госстандарта СССР от 9 октября 1984 г. № 3549 . Среди реквизитов данный ГОСТ называет регистрационный номер документа; регистрационную дату; подпись (код) лица, ответственного за изготовление документа или утвердившего документ; содержание документа; наименование организации - создателя документа; местонахождение организации и др. Следует отметить, что ГОСТ 6.10.4-84 также допускает введение в документ на машинном носителе дополнительных реквизитов.
Существует постоянная часть реквизита документа (неизменная часть документа, наносимая при его изготовлении) и переменная часть реквизита (изменяемая часть реквизитов документа, вносимая при его заполнении).
Отсутствие одного или нескольких реквизитов влечет ничтожность или недействительность электронного документа. Если содержательная или реквизитная часть документа искажена, документ может быть сфальсифицирован. Такой неистинный документ в ряде случаев влечет неблагоприятные последствия для своего составителя или предъявителя. Например, в случае обнаружения фальсификации или подлога такого документа наступает негативная юридическая ответственность лиц, совершивших подобные действия. В частности, административная ответственность предусмотрена КоАП РФ в ст. 14.13 (фальсификация бухгалтерских и иных учетных документов); ст. 19.23 (подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт); уголовная ответственность вытекает из ст. 186,187, 233, 292, 327 УК РФ.
Реквизиты традиционных документов . Юридическая сила официального документа обеспечивает наличие необходимых реквизитов. Обязательными реквизитами для некоторых видов документов являются наличие самого текста, подпись, дата изготовления (составления), наименование организации - автора документа, код организации по общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО), название документа, дата, индекс, текст, визы, подпись должностных лиц, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В зависимости от вида документа и процедуры его подготовки и оформления состав реквизитов может быть самым разным.
Реквизиты электронного документа . Электронный документ должен иметь более широкий спектр реквизитов, называемых метаданными, по сравнению с традиционными, бумажными документами. Это обусловлено тем, что современные технологии позволяют вносить в текст изменения, не оставляя никаких следов на машинном носителе, поэтому, чтобы обеспечить достоверность электронного документа, нужны дополнительные как правовые, так и технические механизмы защиты. Обозначим лишь некоторые из них:
- 1) снабжение документа ЭП;
- 2) наличие иного аналога собственноручной подписи, например ЭГП, которая представляет собой электронный аналог традиционных печатей, штампов, собственноручных подписей (факсимиле). В частности, ЭГП может сразу ставиться в текстовый и графический документ редактора Word, не требуя дополнительного распечатывания и сканирования документа. Таким образом, документ, подписанный ЭГП, дополнительно защищается от редактирования и незаконного копирования;
- 3) подсчет контрольной характеристики файла по определенным алгоритмам (вычисление хэш-функции).
Реквизиты совместно с содержанием придают документу некоторую определенность и несут дополнительную информацию. Благодаря этим атрибутам документу придается волевая направленность; это происходит, например, в момент подписания сетевого договора сторонами. Реквизиты служат доказательством того, что информация, включаемая в содержание документа, подготовлена и зафиксирована на носителе именно тем лицом, от имени которого документ подписан и выпущен в гражданский оборот.
Анализ показал, что признаками юридической силы документа являются:
- 1) идентификация лица, подписавшего (составившего) документ;
- 2) наличие реквизитов (подписи, печати, другие выходные данные);
- 3) возможность использования документа в качестве доказательства в суде; документ с реквизитами способен удостоверять те или иные факты, что не позволяет его бесконтрольно менять, удалять сведения.
Итак, юридическая сила электронного документа определяется наличием необходимых атрибутов и исполнением необходимых юридических процедур по их оформлению. Вместе с тем электронный документ имеет и свои специфические особенности, обусловленные иной технологией его изготовления и обращения. Основное отличие электронного документа в том и заключается, что в нем или на нем невозможно собственноручно письменно расписаться.
- ГОСТ 2.051-2006-ЕСКД. Электронные документы. Общие положения. М.: Стандартинформ, 2006.
- ГОСТ 6.10.4-84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. М.: ИПК Издательство стандартов, 2001.
Физическому лицу при оформлении права на электронную подпись особым удостоверяющим центром выдается сертификат такой подписи. Человек получает при этом два ключа: открытый и закрытый. Посредством закрытого ключа можно быстро генерировать электронную подпись и подписать документ. Открытый ключ иначе называют ключом проверки. Его функция - подтверждение подлинности подписи.
Законодательство различает три вида электронной подписи:
- простую;
- усиленную неквалифицированную;
- усиленную квалифицированную.
Юридическая сила электронной подписи
Закон «Об электронной подписи» устанавливает, что документ в электронной форме, если он подписан посредством простой либо усиленной неквалифицированной электронной подписью, равнозначен документу, оформленному на бумажном носителе, на котором автор поставил собственноручную подпись.
При этом между участниками взаимодействия должно иметься соответствующее соглашение.
Усиленная квалифицированная подпись, которая заверяет электронный документ, будет аналогом не только собственноручной подписи, но и печати на документе. Органы, осуществляющие контрольные функции, могут признавать юридическую силу лишь тех документов, при составлении которых использована квалифицированная электронная подпись.
Где может применяться электронная подпись
Основная сфера применения такой подписи - электронный документооборот. Назначение такого документооборота может быть самым разным: от внутреннего обмена информацией до кадрового или торгово-промышленного.
Электронная подпись нашла широкое применение при составлении отчетности для органов, осуществляющих контрольные функции. При этом метод отправки отчетности значения не имеет. Электронная подпись придает отчетам необходимую юридическую значимость.
Для получения государственных услуг граждане также все чаще используют такой вид удостоверения.
Без электронной подписи в настоящее время не обходятся практически ни одни электронные торги. Такая подпись крайне необходима поставщикам товаров и услуг как на коммерческих, так и на государственных торговых площадках. Электронная подпись гарантирует сторонам в сделках, что они имеют дело с настоящими коммерческими предложениями.
Все чаще данный вид удостоверяющей подписи используется во взаимодействии между физическими лицами. Пример: подписание различных хозяйственных документов (акт приемки-сдачи услуг, договор займа).
Использование электронных документов порождает ряд определённых сложностей. Одной из главных проблем использования таковых документов является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.
Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации (справедливости ради, стоит заметить, что абсолютной защиты вообще гарантировать невозможно). Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.
В современном российском праве электронная цифровая подпись уже используется в нескольких сферах:
- 1. Финансово-кредитные отношения
- 2. Налоговые отношения
- 3. Гражданско-правовых сделок
Существует несколько ограничений на осуществление электронного документооборота в отдельных областях. В ряде нормативно-правовых актов предусмотрен запрет на использование в некоторых правовых отношениях электронных документов или оговорена предпочтительность письменных документов на бумажном носителе. Так, законодательством о нотариате не предусмотрена возможность составления документов в электронном виде, здесь понятие «документ» подразумевает лишь письменные сведения.
Например, в ст. 45 «Основ законодательства РФ о нотариате» говорится, что листы документа, предъявляемого для совершения нотариальных действий, должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью, что физически невозможно для документов в электронной форме. Подобный пример является немаловажным, так как для некоторых документов, в том числе необходимых для ведения бизнеса посредством Интернета, предусмотрено их нотариальное заверение. Существуют и такие нормативно-правовые акты, где запрета как такового нет, но документы на бумажном носителе названы предпочтительными». . Скажем, при регистрации прав на недвижимое имущество (процедура, которая, возможно, могла бы выполняться посредством Интернета) при разночтениях в записях на бумажном и магнитном носителе приоритет имеет запись на бумажном носителе (п. 8 ст. 12 ФЗ РФ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» от 21 июля 1997 г. № 127). Аналогичное положение зафиксировано и в Законе от 8 августа 2002 г. №129-ФЗ «О регистрации юридических лиц» (п. 1 ст. 4).
В настоящее время основы законодательства о нотариате ориентированы на традиционные бумажные документы, подписанные собственноручной подписью, и не охватывают специфику электронного обмена данными.
Для решения проблем в этой сфере возможно более широкое использование средств автоматизации документооборота, в том числе и использование упрощенных технологий цифровой подписи.
Возможно, в некоторых случаях использовать упрощённую процедуру удостоверения сделок, поскольку в интересах сторон, заключающих сделку, получить электронный документ универсального формата (не требующего специального дорогостоящего программного обеспечения для прочтения содержания документа), равный по юридической силе бумажному носителю.
Однако необходимо отметить, что под упрощённостью стоит понимать техническое воплощение процедуры удостоверения, а никак не отказ от юридически значимых действий, которые стороны обязаны исполнять в полном объёме (См.: ФЗ «Основы законодательства РФ о нотариате», глава IX). Можно использовать технологию цифровой подписи в файлах PDF с использованием ПО Adobe Acrobat Professional. Процедура заключения сделки может быть следующей: стороны сделки, согласовав все существенные условия правоотношения, передают специальной службе по удостоверению электронных документов (об организационной принадлежности таких служб соображения указаны выше) электронный документ, который в их присутствии конвертируется в формат PDF, во вновь созданный файл заносятся сведения о лицах, совершающих сделку, и на документ ставится электронная подпись специалиста. Документ сохраняется на нескольких материальных носителях (важно, чтобы они не были перезаписываемы!): два носителя в службе удостоверения (один хранится как основной, другой используется в случаях необходимости проверки подлинности документа, например, для демонстрации документа в ходе судебного разбирательства), остальные - по количеству заинтересованных сторон. Обязанность службы хранить носители с электронными документами у себя или заключить соответствующий договор со специально уполномоченной на то организацией (создать соответствующую инфраструктуру организаций и законодательно урегулировать процедуру лицензирования и деятельности вышеназванных организаций). Срок хранения носителей 5 лет. В дальнейшем вопрос о судьбе носителей будет решаться без учёта мнения сторон, заключающих сделку.
При введении электронной подписи в указанной сфере необходимо временно ограничить объём сделок, которые могут удостоверяться в указанном порядке, поскольку на начальном этапе невозможно учесть все нюансы правового и технического характера. Более того, необходимо сохранить выбор за лицом, заключающим сделку, в какой - традиционной бумажной или электронной форме - удостоверять достигнутое соглашение.
Таким образом, можно сделать вывод, что всё шире стали применяться электронные документы, использование которых даёт массу преимуществ для пользователей:
- 1. Ускорение процессов документооборота;
- 2. Способность передавать документ по цифровым каналам связи;
- 3. Легко изменяемое содержание (редактирование);
- 4. Теоретическая возможность вечного хранения;
- 5. Неограниченность экземпляров, имеющих юридическую силу и проч.
Также выяснили, что главной сложностью электронного документа является обеспечение юридической силы электронного документа. Для решения этой проблемы предусмотрен специальный реквизит электронного документа - электронная цифровая подпись.
Добрый вечер, Евгений.
Да, документ, подписанный ЭЦП, будет иметь юридическую силу.
Ниже цитирую Вам нормативные материалы:
1. «Гражданский Кодекс Российской Федерации»,
Часть первая, Статья 160, п. 2, в котором говорится:
«Использование при совершении сделок… электронно-цифровой подписи… допускается в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон »;
Часть первая, Статья 434, п.1
«Если стороны договорились заключить договор в определенной форме, он считается заключенным после придания ему условленной формы , хотя бы законом для договоров данного вида такая форма не требовалась».
Часть первая, Статья 434, п.2
"Договор в письменной форме может быть заключен … путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи , позволяющей достоверно установить , что документ исходит от стороны по договору ";
2. Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации»,
Глава 2, Статья 5, п.3
"Юридическая сила документа , хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем,может подтверждаться электронной цифровой подписью .
Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи , и соблюдении установленного режима их использования";
3. Официальные материалы Высшего Арбитражного Суда РФ:
«Высший Арбитражный Суд РФ считает возможным принимать по рассматриваемым делам в качестве доказательств документы, заверенные электронной подписью [печатью] типа „ЛАН Крипто“;
»В том случае, когда стороны изготовили и подписали договор с помощью электронно-вычислительной техники, в которой использована система цифровой (электронной) подписи, они могут представлять в арбитражный суд доказательства по спору, вытекающему из этого договора, также заверенные цифровой (электронной) подписью.
Если же между сторонами возник спор о наличии договора и других документов, подписанных цифровой (электронной) подписью, арбитражному суду следует запросить у сторон выписку из договора, в котором указана процедура порядка согласования разногласий, на какой стороне лежит бремя доказывания тех или иных фактов и достоверности подписи.
С учетом этой процедуры арбитражный суд проверяет достоверность представленных сторонами доказательств. При необходимости арбитражный суд вправе назначить экспертизу по спорному вопросу, используя при этом предусмотренную договором процедуру.
В случае отсутствия в таком договоре процедуры согласования разногласий и порядка доказывания подлинности договора и других документов, а одна из сторон оспаривает наличие подписанного договора и других документов, арбитражный суд вправе не принимать в качестве доказательств документы, подписанные цифровой (электронной) подписью.
Арбитражному суду, разрешающему подобный спор, следует оценить заключенный таким образом договор, всесторонне рассмотреть вопрос и о том, добровольно и со знанием дела стороны включили в договор процедуру рассмотрения споров и доказывания тех или иных фактов, не была ли она навязана стороне другой стороной с целью обеспечения только своих интересов и ущемления интересов другой стороны, и с учетом этой оценки вынести решение по конкретному спору."
Письмо от 7 июня 1995 года № С1 / ОЗ-316, в котором воспроизведены положения статьи 5 федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» (см. выше), а также добавлено:
«Следует иметь в виду, что при соблюдении указанных условий, в том числе при подтверждении юридической силы документа электронной цифровой подписью, этот документ может признаваться в качестве доказательства по делу, рассматриваемому арбитражным судом».